با توجه به نمودار، سیستم اطلاعاتی به عنوان منبع اصلی تأمین‌کننده اطلاعات مورد نیاز کلیه بخشها، بین سیستم تصمیم‌گیری و سیستم عملیاتی، نوعی پیوند سیستمی ایجاد میکند. جریان تصمیمات، به صورت دستورالعمل‌ها، بخش‌نامه‌ها و قواعد، پس از ورود در سیستم اطلاعاتی و ذخیره‌سازی، به سیستم عملیاتی ارسال می‌شوند. سیستم اجرایی با کمک سیستم اطلاعاتی دستورالعمل‌ها را اجرا کرده و نتایج آن را به سیستم اطلاعاتی و تصمیم‌گیری منتقل میکند. بنابراین، هیچ سازمانی بدون اطلاعات و سیستم اطلاعاتی قادر به تصمیم‌گیری و تحقق تصمیمات خود نخواهد بود (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۱۵۰ـ۱۵۱).
( اینجا فقط تکه ای از متن پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )
۲ـ۱ـ۱۴٫ طبقه‌بندی سیستمهای اطلاعاتی از نظر کاربرد
از نظر تاریخی، در ابتدای پیدایش MIS و توسعه نخستین سیستمهای اطلاعاتی در دهه ۱۹۶۰، بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها از سیستمهای اطلاعاتی برای محاسبات مالی، چون محاسبه سود و زیان، مدیریت بودجه، خرید و فروش و پرداخت حقوق استفاده می‌کردند.
سیستمهای اطلاعات مدیریتی (MIS) در سیر تحولات خود برای کاربردهای مدیریتی پیش‌بینی شده بودند، اما این سیستم‌ها به‌تدریج از قلمرو مدیریت و قالب سنتی خود خارج شده و در دیگر زمینه‌های کاربردی چون تجارت، کارهای اداری، صنعت، تولید، جغرافیا، شهرسازی و غیره نیز وارد شدند؛ و به این ترتیب زمینه بروز و پیدایش سیستمهای اطلاعاتی کاربردی متنوع و متعددی را ایجاد کردند. در اینجا انواع سیستمهای اطلاعاتی را از نظر کاربرد معرفی می‌کنیم:
۲ـ۱ـ۱۴ـ۱٫ سیستمهای اطلاعات مدیریتی (MIS)
MIS به عنوان سیستم اطلاعات کاربردی در مدیریت از قدیمی‌ترین و مهمترین سیستمهای اطلاعات محسوب میشود. MIS سیستم اطلاعات کاربردی مبتنی بر کامپیوتر است که طیف گسترده‌ای از انواع داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز مدیران و سازمان را برای تولید گزارش، تجزیه و تحلیل مسائل سازمانی، پشتیبانی از فرایند تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری، کنترل و ارزیابی عملیات و ارائه راه حل ها، تأمین میکند. MIS بیشتر در سطوح عالی و میانی سازمان به منظور سیاست‌گذاری، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و کنترل سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، بنابراین به تناسب کاربرد خود در سازمان، دارای سیستمهای کاربردی و جانبی دیگری نیز است.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۲٫ سیستمهای اطلاعات تولید گزارش (RIS)[47]
مدیران سازمان برای کنترل و ارزیابی نتیجه تصمیمات خود و همچنین آگاهی از عملکرد سطوح مختلف سازمان و یا به منظور اتخاذ تصمیمات و برنامههای جدید، نیازمند داده‌ها و اطلاعات جدیدی هستند که پردازش‌های لازم روی آنها انجام شده باشد. این گزارش‌ها به صورت اطلاعات طبقه‌بندی‌شده و جامعی به مدیران ارائه می‌شوند. سیستم اطلاعات کامپیوتری به نام سیستم تهیه یا پشتیبان گزارش (RSS)[48] در سازمان پیش‌بینی شده است که اجزای آن در تاروپود سازمان قرار دارند و اطلاعات مورد نیاز را به شکل گزارش‌های مختلف توصیفی، آماری و تحلیلی تهیه میکنند. برای مثال بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی Excel و Access برای تهیه گزارش‌ها اختصاص داده شده است.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۳٫ سیستمهای اطلاعات مدیران ارشد (EIS)[49]
سیستمهای EIS که به آنها سیستمهای پشتیبان مدیران ارشد (ESS)[50] نیز می‌گویند به سیستمهای اطلاعاتی اتوماتیک و جامعی گفته میشود که برای تهیه و تأمین اطلاعات مورد نیاز مدیران سطوح عالی و یا اجرایی سازمان طراحی می‌شوند. EIS دیدگاهی کامل و جامع از سازمان ارائه کرده و از برنامه‌ریزی‌های راهبردی سازمان پشتیبانی میکند. بر اساس نظریات اسپاراگو[۵۱] و مک‌نیورلین،[۵۲] سازمان‌ها سه انگیزه مهم برای کاربرد EIS و یا به عبارتی ESS دارند:
-
- تحلیل عوامل حیاتی موفقیت (CSF)[53]سازمان‌ها و مدیریت برای اتخاذ تصمیمات مهم و افزایش موفقیت سازمان؛
-
- تمایلات شدید مدیران ارشد به منظور دستیابی بیشتر به اطلاعات دقیق، سریع، درست و جامع؛
-
- مقام و موقعیت شغلی و اهمیت تصمیم‌های آن و اینکه اطلاعات در بیشتر موارد هویت سازمانی را دربردارد (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۳۲).
سیستمهای اطلاعات مدیران ارشد علاوه بر تجهیزات کامپیوتری متعارف، باید در قالب شبکه‌ای گسترده طراحی شوند تا دسترسی اطلاعات را از همه جای جهان میسر کنند. بنابراین طرح‌ریزی سیستم کنفرانس از راه دور و سیستمهای اطلاع‌رسانی چندرسانه‌ای از ضرورت‌های این‌گونه سیستم‌هاست.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۴٫ سیستمهای اطلاعات راهبردی (SIS)[54]
سیستمهای اطلاعات راهبردی و یا به‌عبارتی سیستمهای پشتیبان راهبردی (SSS)،[۵۵] به نوع خاصی از سیستمهای اطلاعات کاربردی گفته میشود که «اطلاعات راهبردی» را برای تحقق و پشتیبانی از اهداف راهبردی سازمان تهیه و تأمین میکند. این سیستم‌ها در رده‌های عالی سازمان‌ها و نهادهای پیچیده‌ای چون ارتش، نهادهای سیاسی، اقتصادی، تجاری، و بعضی سازمان‌های دولتی چون شهرداری‌ها که در شرایط راهبردی، پیچیده، بحرانی، غیر قابل پیش‌بینی، رقابت‌انگیز و چالش‌انگیز به‌سر میبرند، برای مقابله با شرایط سخت محیطی و حفظ بقای خود مورد استفاده قرار می‌گیرند. با توجه به ویژگیهای خاص اطلاعات راهبردی که درستی و امنیت آنها بسیار حیاتی و تعیین‌کننده است، باید در طراحی سیستمهای اطلاعات راهبردی به گونه‌ای سیستم را طرح‌ریزی و شالوده‌گذاری کرد که قدرت دستیابی به اطلاعات برای همگان به‌شدت محدود شده و تنها کسانی بتوانند از خدمات و اطلاعات آن بهره‌مند شوند که از تصمیم‌گیرندگان سطوح عالی سازمان باشند.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵٫ سیستمهای اطلاعات پشتیبان تصمیم (DSS)[56]
DSSها به نوع خاصی از سیستمهای اطلاعاتی کاربردی خودکار گفته می‌شوند که اطلاعات پردازش‌شده مورد نیاز مدیران را برای پشتیبانی از فرایند تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری‌های نیمه‌ساختاریافته یا غیرساختاریافته تأمین میکنند. برخلاف EIS که اطلاعات مورد نیاز مدیران را به منظور اتخاذ تصمیمات تهیه میکنند، DSSها، بهطور مستقیم در تصمیم‌گیری نقش ندارند، بلکه این امکان را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا با بهره گرفتن از برخی محاسبات، تحلیل‌ها و برآوردها، سریع‌تر و آسان‌تر تصمیم بگیرند. بنابراین اهداف اساسی DSSها عبارت‌اند از: کاهش ابهامات و سوءتعبیرها، افزایش سرعت تصمیم‌گیری، افزایش اعتبار و صحت انتخاب‌های ردیابی‌شده و افزایش درجه مطلوبیت تصمیمات اخذشده.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵ـ۱٫ اهمیت DSS
در عصر کنونی که هر موضوعی در پی افزایش نیازها، تغییرات محیطی و فن‌آوری به‌شدت پیچیده بوده، مدیریت و تصمیم‌گیری نیز بسیار سخت و پیچیده است، امروزه هیچ مدیری بدون اطلاعات مطلوب، پالایش‌شده و مستدل، که جز از راه پردازش اطلاعات و تجزیه و تحلیل دقیق مسائل و رویدادها حاصل نمی‌شود، نمی‌تواند بهطور درست تصمیم‌گیری کند. بنابراین با توجه به توانایی‌های DSS در حل مسائل نیمه‌ساختاریافته و غیرساختاریافته و ارائه تحلیل‌ها و پیش‌بینی بعضی از گزینه‌ها در شرایط مبهم، این سیستم به عنوان پشتیبان، به مدیران برای اتخاذ تصمیمات کمک بسیار مؤثری میکند.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵ـ۲٫ ویژگی DSSها
سیستمهای پشتیبان تصمیم از سیستمهای اطلاعاتی کاربردی مبتنی بر کامپیوترند که ضمن دارا بودن خصوصیات مشترک کلیه سیستمهای اطلاعاتی، دارای یک‌سری ویژگیهای خاص نیز هستند که به‌صورت اجمالی به معرفی آنها می‌پردازیم:
-
- علاوه بر سخت‌افزار و نرم‌افزارهای مختلف به ابزارها و امکانات تحلیلی، مدل‌سازی و شبیه‌سازی نیز نیاز دارند؛
-
- اغلب در تصمیم‌سازی و افزایش کیفیت و اثربخشی فرایند تصمیم‌گیری نقش دارند؛
-
- بیشتر در تصمیمات نیمه‌ساختاریافته و یا غیرساختاریافته کاربرد دارند. بنابراین به جای روش الگوریتمی بیشتر از روش‌های اکتشافی و ابتکاری استفاده میکنند (ری‌اکس،[۵۷]۲۰۰۴: ۱۶۷)؛
-
- اطلاعات DSSها جایگزین قضاوت‌های انسانی نمی‌شوند، از این‌رو بهطور مستقیم به اتخاذ تصمیمات منجر نمی‌شوند؛
-
- بعضی از DSSها توانایی و قابلیت یادگیری را دارند؛
-
- DSSها بهطور کلی مسئله‌محورند و بهطور معمول به کاربران امکان و فرصت می‌دهند تا انواع سؤالات را مطرح کرده و پاسخ بگیرند؛
-
- قادر به تحلیل حساسیت و جستجوی هدف هستند، بنابراین به کاربران امکان می‌دهند تا تأثیر تغییرات از متغیرهای مفروض را بر روی پیامدها بسنجند. زمانی که مدیری در مورد یک مدل و یا یک مسئله فرضیاتی را مطرح کرده و مطمئن نیست که تأثیر احتمالی هر متغیر چگونه است، میتواند از DSS برای ارزیابی فرضیه‌ها استفاده کند؛
-
- از آنجایی که DSSها دارای پایگاه داده‌ها و مدل‌های کارآمدی هستند، بنابراین توانایی‌های بسیار بالایی در مدیریت اطلاعات و تولید مدل‌های گرافیکی و به‌ویژه نمودارها دارند؛
-
- بعضی از DSSهای هوشمند قادر به پیش‌بینی و تشخیص مسائل نیز هستند، بنابراین در بهینه‌سازی تصمیمات و سطح عملکردها بسیار نقش دارند.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵ـ۳٫ ابزارها و کاربردهای DSSها
DSSها دارای کاربردهای متنوعی‌اند که هر کدام، با توجه به ماهیت کاربردی خود، نیازمند روش‌ها، ابزارها و امکانات خاصی هستند.
صفحه‌گسترده‌ها: مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی هستند که برای اجرای بسیاری از عملیات و محاسبات مهم سیستمهای پشتیبان تصمیم به کار گرفته می‌شوند. این نرم‌افزارها توانایی بسیار بالایی در محاسبات آماری، ریاضی، تجاری، مالی و مهندسی داشته و امکان مدل‌سازی، تحلیل و حل مسائل پیچیده را در فرایند تصمیم‌گیری فراهم میکنند. از نمونه‌های بسیار معروف صفحه‌گسترده‌ها می‌توان به نرم‌افزار Excel اشاره کرد که در طراحی سیستمهای مالی، پیش‌بینی شرایط و کارهای تجاری و مالی، ارائه گزارش‌های جامع و تهیه و تولید مدل‌های گرافیکی، به‌ویژه نمودارها، کاربرد بسیار گسترده‌ای دارند.
پایگاه داده‌ها: پایگاه داده‌ها و بانک‌های اطلاعاتی نه‌تنها از ابزارهای بسیار حیاتی DSSها محسوب می‌شوند، بلکه در بسیاری از موارد بخش تفکیک‌ناپذیر و جدانشدنی این‌گونه سیستم‌ها به حساب می‌آیند.
سیستمهای هشداردهنده: این سیستم‌ها که هم از نوع سخت‌افزاری و هم از نوع نرم‌افزاری استفاده می‌شوند، از نمونه‌های کاربردی بسیار مهم سیستمهای اطلاعات پشتیبان تصمیم هستند. این سیستم‌ها که در شناخت، پیش‌بینی و پیشگیری بسیاری از بحران‌ها و حوادث و سوانح طبیعی نقش ارزنده‌ای را ایفا میکنند، به سوابق اطلاعاتی گسترده، برنامه و سخت‌افزارهای خاصی نیازمندند (محمودی، ۱۳۸۲: ۷۹).
سیستمهای خبره (ES):[58] می‌توان گفت که سیستمهای خبره از مهمترین ابزارها یا به عبارتی کاربردهای سیستمهای پشتیبان تصمیم هستند. این سیستم‌ها که نوعی نرم‌افزار و یا برنامه کامپیوتری محسوب می‌شوند، در زمینه‌های متنوعی، بعضی از توانایی‌های انسان متخصص و خبره، چون استدلال، ارزیابی، پیش‌بینی، حل مسئله، تشخیص و استنتاج را شبیه‌سازی میکنند (ری‌اکس، ۲۰۰۴: ۱۸۰). سیستمهای خبره که بر پایه کسب تجربه، شناخت و دانش ایجاد می‌شوند، با انجام بعضی محاسبات، بررسی‌ها و تفسیرها به خیلی از سؤالات کاربران پاسخ داده و آنها را در حل مسائل خاص و همچنین تسریع و بهبود تصمیم‌گیری کمک میکنند.
سیستمهای شبیه‌ساز: این سیستم‌ها دنیای واقعی را به وسیله مدل‌سازی، برنامه‌نویسی و سیستمهای کامپیوتری و اتوماتیک، تبدیل به سیستمهای مجازی میکنند. شبیه‌سازی به مجموعه‌ای از روش‌ها، تکنیک‌ها، و فرآیندهایی اطلاق میشود که با آنها می‌توان بعضی از اهداف، اعمال و کاربردهای سیستم واقعی را به وسیله سیستم مجازی، بازسازی یا متجلی و محقق کرد، بدون اینکه سیستم ایجاد‌شده، سیستم واقعی باشد. کاربردهای سیستمهای شبیه‌ساز بسیار متعددند که برای نمونه می‌توان به شبیه‌سازی پرواز، شبیه‌سازی موشک، آزمایش هسته‌ای و شبیه‌سازی بحران‌ها اشاره کرد.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۶٫ سیستمهای پردازش تبادلات یا تراکنش‌ها (TPS)[59]
سیستمهای پردازش تراکنش‌ها و یا داد و ستد، که شاخه‌ای از سیستمهای اطلاعات کاربردی در مدیریت (MIS) هستند، به سیستمهای هوشمند و خودکاری گفته میشود که به صورت تعاملی، پویا و بی‌درنگ، داده‌ها و متغیرهای اطلاعاتی مختلف را از منابع مختلف دریافت کرده، و طبق برنامه‌ای خاص آنها را در برخورد و پردازش قرار می‌دهند. حاصل تمامی این رویدادها، تولید یک‌سری نتایج و اطلاعات بسیار ارزشمندی است که در تصمیم‌گیری‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و اجرای اهداف سازمانی استفاده می‌شوند. از جمله خصوصیات مهم TPSها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ـ TPSها علاوه بر پشتیبانی از تصمیمات، پشتیبان عملیات نیز هستند. بنابراین در بیشتر برنامه‌ریزی‌ها، محاسبات و عملیات مختلف سازمانی نقش مؤثری دارند؛
ـ ساختار یک TPS، چه از بعد سخت‌افزاری و چه از نظر نرم‌افزاری، از مجموعه‌ای از اجزای به‌هم‌پیوسته، منسجم و یکپارچه‌ای تشکیل میشود که به صورت شبکه‌ای پویا با روش تعامل آزاد و بی‌درنگ تنظیم شده است، به‌طوری که کوچک‌ترین تغییر در یکی از بخشها، متغیرها و یا برنامههای سیستم، کل سیستم از تغییر متأثر شده، بنابراین نتیجه محاسبات و پردازش‌ها نیز تغییر پیدا میکند.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۷٫ سیستمهای اطلاعات اداری (OIS)[60]
OIS و یا به تعبیر بسیاری از نویسندگان، سیستمهای اتوماسیون اداری (OAS)،[۶۱] مجموعه‌ای از یک‌سری ابزارها و امکانات سخت‌افزاری، نرم‌افزاری، تجهیزات شبکه و چندرسانه‌ای و منابع اطلاعاتی مختلفی است که برای تسهیل کارهای اداری و پشتیبانی از عملیات و ارتباطات سازمانی با یکدیگر سازمان‌دهی و متشکل شده‌اند. با OISها می‌توان اطلاعات و اسناد اداری را تولید، نگهداری و مدیریت کرده و عملیات مرتبط با فعالیت‌ها و وظایف اداری و دبیرخانه‌ها را به صورت سیستماتیک و خودکار کرد. این سیستم‌ها می‌توانند بهطور محسوسی بوروکراسی اداری را کاهش داده و به جای آن سیستم بدون کاغذ مبتنی بر کامپیوتر و شبکه ایجاد کرد تا سازمان‌ها بتوانند بدون کوچک‌ترین جابه‌جایی و استفاده از نیروی انسانی، ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را محقق کنند. رایج‌ترین ابزارها و نرم‌افزارهایی که در OIS مورد استفاده قرار می‌گیرند، عبارت‌اند از: شبکه‌های محلی، اینترنت و تجهیزات مرتبط با آنها، تجهیزات صوتی و ویدئویی، تجهیزات چندرسانه‌ای و مونتاژ، نرم‌افزارهای MS-Office، نرم‌افزارهای خاص اتوماسیون اداری، سرویس‌های مختلفی چون پست الکترونیکی، وب‌سایت‌ها، و ابزارهای ارتباطی مکمل چون فاکس و تلفن و غیره.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۸٫ سیستمهای مدیریت منابع انسانی (HRS)[62]
این سیستم‌ها که به آن HRIS[63] نیز می‌گویند، از دیگر سیستمهای مهم اطلاعات کاربردی‌اند که از نظر ماهیت کاربرد از نوع سیستمهای پشتیبان عملیات محسوب می‌شوند. هدف از HRSها، تهیه، پردازش، ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات مورد نیاز سازمان‌ها برای برنامه‌ریزی، جذب، استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، بازنشستگی و کارهای رفاهی کارکنان سازمان‌هاست. بنابراین کلیه اطلاعات حیاتی و مورد نیاز سازمان‌ها در مدیریت منابع انسانی، اداره امور کارکنان، کارگزینی و اداره امور استخدامی به وسیله این سیستم‌ها تهیه و تأمین میشود. HRSها به ابزارها و امکانات پیچیده‌ای نیاز ندارند؛ هر سازمانی میتواند نسبت به گستره و دامنه عملیات خود، با تهیه تعدادی کامپیوتر و طراحی بانک اطلاعاتی جامع، سیستم اطلاعات مدیریت منابع خود را به صورت مجزا و یا شبکه‌ای ایجاد کند. از سیستمهای جانبی HRS می‌توان به سیستم طراحی مشاغل و برنامه‌ریزی نیروی انسانی، سیستم جذب و استخدام، سیستم آموزش، سیستم ارزشیابی، سیستم حقوق و دستمزد و سیستم بازنشستگی اشاره کرد.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۹٫ سیستمهای اطلاعات حسابداری (AIS)[64]
سیستمهای اطلاعات حسابداری از نخستین سیستمهای اطلاعات کاربردی هستند که در دهه ۱۹۶۰ ابداع شدند. این سیستم‌ها که در ماهیت از نوع سیستمهای پشتیبان عملیات هستند بیشتر مبتنی بر محاسبه و پردازش داده‌ها و به‌ویژه داده‌های حسابداری‌اند. AISها فقط سیستمهای ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات نیستند، بلکه توان و پتانسیل بیشتر عملیات و محاسبات مالی و حسابداری چون محاسبه سود و زیان، مدیریت عملیات مالی، تجزیه و تحلیل و ارزیابی مسائل حسابداری، مدیریت بودجه، مدیریت داد و ستد و مبادله‌های مالی، تنظیم و تبادل اسناد مالی را دارند. مجموعه‌ای از سخت‌افزار و بعضی از نرم‌افزارهای کاربردی خاص، چون Excel و SPSS، در این‌گونه سیستم‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند که بیشتر در سازمان‌های بزرگ و پراکنده، با ساختار شبکه‌ای، متشکل و سازمان‌دهی می‌شوند. گفتنی است که سیستمهای اطلاعات حسابداری و سیستمهای اطلاعات مالی (FIS)[65] که اغلب در مراکز تجاری و بازرگانی رایج‌اند، با هم مترادف بوده و تفاوت عمده و مهمی ندارند. گاهی مطرح میشود که FIS به مدیریت و برنامه‌ریزی مالی به منظور افزایش سرمایه در سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری اختصاص دارد، در حالی که AISها نیز، چنانچه به‌خوبی برنامه‌ریزی شوند، قادر به تحقق اهداف ذکرشده هستند. زیر‌سیستم‌های AIS شامل سیستم اعتبارات و بودجه، سیستم کنترل مالی، سیستم داد و ستد، سیستم حقوق و دستمزدها، سیستم سرمایه‌گذاری و سیستم هزینه‌ها میباشد.
